Komunikasi Organisasi

Pengertian Komunikasi organisasi
Komunikasi organisasi merunjuk pada pola dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam konteks dan jarngan organisasi. Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi antarpribadi dan komunikasi kelompok.
Pembahasan komunikasi organisasi antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horisontal
Dalam teori-teori organisasi ada dua hal yang mendasar yang dijadikan pedoman:
1. Teori tradisi posisional yang meneliti bagaimana manajemen menggunakan jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya.
2. Teori tradisi hubungan antar pribadi yang meneliti bagaimana sebuah organisasi terbentuk melalui interaksi antar individu.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Organisasi dan komunikasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga yang menamakannya sarana.
Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
• Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi..
• Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
• Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.
• Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi.
Selanjutnya, Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas model-model komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
1. Pendekatan sistem. Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarkhi, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.
2. Pendekatan budaya. Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
3. Pendekatan kritik. Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.

Model-model Organisasi
1. Model Klasik
Pandangan model klasik mengenai organisasi berdasarkan asumsi sebagai berikut :
 Organisasi ada terutama untuk menyelesaikan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
 Bagi suatu organisasi, ada struktur yang tepat bagi tujuan, lingkungan, teknologi dan partisipannya.
 Pekerjaan organisasi paling efektif bila ada tantangan lingkungan dan kepentingan pribadi terhalang oleh norma-norma rasionalitas.
 Spesialisasi akan meningkatkan taraf keahlian dan performan individu.
Koordinasi dan control paling baik melalui praktek otoritas dan aturan-aturan yang tidak bersifat pribadi.
 Struktur dapat dirancang secara sistematis dan dapat dilaksanakan.
 Masalah-masalah organisasi biasanya merefleksikan struktur yang tidak tepat, dan dapat diselesaikan melalui perancangan dan pengorganisasian kembali ( Bolman, 1988 )
Ada empat Unsur kunci model klasik:
 Pembagian kerja, adalah bagaimana organisasi membagi sejumlah pekerjaan terhadap tenaga kerja yang ada dalam organisasi.
 Hierarki proses fungsional, adalah setiap organisasi terdapat adanya tingkatan karyawan menurut fungsinya atau pekerjaan yang khusus dalam organisasi.
 Struktur, adalah jalinan hubungan dan peranan dalam organisasi. (Lini dan Staf)
 Pengawasan yang ketat, pada organisasi yang tinggi strukturnya menghendaki banyak saluran komunikasi dalam melakukan pengawasan. Sedangkan pada organisasi yang strukturnya mendatar tidak banyak diperlukan saluran komunikasi.
2. Model Hubungan Manusiawi ( Elton Mayo )
Mayo dan kawan-kawan mengemukakan bahwa suatu kelompok memiliki kehidupannya sendiri lengkap dengan segala adat kebiasaan, norma dan kontak sosial yang efektif atas anggotanya, implikasinya dalam organisasi adalah struktur informal hubungan sosial selalu ada dibalik struktur organisasi formal dan banyak fenomena yang tidak dapat dijelaskan dengan dalil apapun.
3. Model Fusi ( Bakko Argyris )
Bakko menyarankan suatu proses fusi. Bakko berpendapat bahwa pada tahap tertentu organisasi mempengaruhi individu dan pada saat yang sama individu mempengaruhi organisasi. Hasilnya dalam organisasi dipersonalkan dan setiap individu/pegawai dan individi-individu disosialisasikan oleh organisasi. Argyris berpendapat kadang-kadang organisasi memiliki tujuan yang berlawanan dengan organisasi tersebut (biasanya terjadi dan sangat berhubungan dengan kematangan individu). Para pegawai mengalami frustasi akibat ketidaksuksesan ini dan akhirnya keluar atau tetap tinggal dengan sikap acuh/apatis dan biasanya mereka tidak akan berharap banyak dari apa yang dikerjakannya.
4. Model Peniti Penyambung ( Likert )
Konsep ini berhubungan dengan kelompok-kelompok dalam organisasi yang saling tumpang tindih munculnya konsep supervisory ada disini dan penyedia atau supervisor berfungsi sebagai peniti penyambung. Struktur ini menunjukan hubungan antar kelompok daripada hubungan antar pribadi. Organisasi yang menganut konsep ini menggalakan orientasi ke atas daripada ke bawah. Komunikasi, pengaruh pengawasan dan pencapaian tujuan diarahkan ke atas organisasi. Proses kelompok dalam organisasi semacam ini sangatlah penting karena semua kelompok harus sama efektif karena organisasi tidak dapat menjadi kuat jika kelompok-kelompok tersebut lemah. Pada penelitiannya Likert menyatakan bahwa gaya manajemen dapat diklasifikasikan menjadi 4 yaitu:


Sistem 1
• Manajemen tidak memiliki kepercayaan terhadap bawahan dan bawahan tidak memiliki kewenangan untuk mendiskusikan pekerjaannya dengan atasan. Iklim yang diakibatkan dari konsep ini adalah ketakutan, ancaman, hukuman.
• Komunikasi lebih dari atas ke bawah.
• Hasilnya: organisasi informal dalam perusahaan yang bertujuan berbeda dengan tujuan perusahaan.
Sistem 2
• Manajemen berkenan untuk percaya pada bawahan seperti halnya hubungan majikan dan budak.
• Keputusan ada diatas tetapi ada sedikit kesempatan bagi bawahan untuk turut memberikan masukan atas keputusan itu.
• Kekuasaan dan control ada diatas.
• Informasi organisasi ada tetapi tidak berbeda jauh dengan harapan/tujuan organisasi atau atasan.
Sistem 3
• Manajer mulai membuka diri terhadap bawahan tetapi tidak terlalu percaya.
• Bawahan boleh bebas berhubungan/ diskusi dengan atasan dan sudah mulai ada hubungan/interaksi antara atasan dan bawahan.
• Aliran komunikasi baik dari atas ke bawah dan sebaliknya.
• Kebijakan umum dibuat oleh atasan tetapi kebijakan yang lebih khusus diserahkan kepada bawahan/tingkat dibawahnya.
• Organisasi informal ada tetapi bersifat sama sekaligus bertentangan atau menolak manajemen.
Sistem 4
• Mirip dengan teori Y.
• Manajemen sepenuhnya percaya pada bawahan.
• Semua diberi kesempatan untuk membuat keputusan. Alur informasi ke atas, ke bawah dan menyilang.
• Komunikasi ke bawah pada umumnya diterima jika tidak dapat dipastikan dan diperbolehkan ada diskusi antara karyawan dan manajer.
• Interaksi dalam sistem terbangun.
• Komunikasi ke atas pada umumnya akurat dan manajer menanggapinya dengan tulus atas feedback tersebut.
• Motivasi kerja dikembangkan dengan partisipasi yang kuat dalam pengambilan keputusan, penetapan Goal setting dan penilaian.
• Pada umumnya organisasi informal dan formal identik dengan integritas antara karyawan dan manajer terwujud nyata/baik.
Menurut Likert sistem yang ke 4 berpengaruh terhadap meningkatnya produktifitas dan sistem 1 menunjukan produktifitas rendah. Menurut penelitian, beberapa manajer lebih suka menggunakan sistem ke 4 tetapi perusahaan dimana mereka bekerja lebih suka jika para manajer menggunakan yang pertama.

PERSEPSI DAN KONSEP DASAR KOMUNIKASI ORGANISASI
Persepsi mengenai komunikasi organisasi perlu diketahui sebagai dasar untuk memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi. Tampaknya para ahli belumlah mempunyai persepsi yang sama mengenai komunikasi organisasi. Berbagai macam persepsi mereka antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi Redding dan Sanborn Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk bidang ini adalah :
• Komunikasi internal
• Hubungan persatuan pengelola
• Komunikasi downward (komunikasi dari atasan kepada bawahan)
• Komunikasi upward (komunikasi dari bawahan kepada atasan)
• Komunikasi horizontal (komunikasi dari orang-orang yang sama tingkatnya dalam organisasi)
• keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan evaluasi program.
2. Persepsi Katz dan Kahn Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam organisasi.
3. Persepsi Zelko dan Dance Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
4. Persepsi Thayer Dia memperkenalkan tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu :
• berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi;
• berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk;
• berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi (hubungan dengan personal dan masyarakat, pembuat iklan dan latihan)
5. Persepsi Greenbaunm Bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas.
Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tapi ada beberapa hal yang dapat disimpulkan :
• Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal maupun eksternal.
• Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
• Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilannya.



Definisi dan konsep kunci komunikasi organisasi
Dari definisi yang telah dipaparkan diatas dapat diungkapkan bahwa terdapat tujuh konsep kunci yaitu :
 Proses Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus tanpa henti maka dikatakan sebagai suatu proses.
 Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari pertukaran pesan dalam seluruh organisasi.
 Jaringan Organisasi terdiri dari satu seri orang yang masing-masing menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang tersebut melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.
 Keadaan saling tergantung Keadaan saling tergantung antara satu bagaian dengan bagian lainnya telah menjadi sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.
 Hubungan Karena organisasi merupakan sistem kehidupan sosial, maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang menfokuskan kepada tingkahlaku komunikasi dari orang yang terlibat dalam satu hubungan perlu dipelajari.
 Lingkungan Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem.
 Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, penelitian, pengembangan organisasi dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integritas yang tinggi.

Pendekatan komunikasi organisas
Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :
Pendekatan Makro Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :
 Meproses informasi dan lingkungan
 Mengadakan identifikasi
 Melakukan intergrasi dengan organisasi lain
 Menentukan tujuan organisasi

Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :
 Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan
 Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok
 Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi
 Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan
 Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

Pendekatan individual berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :
 Berbicara pada kelompok kerja
 Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
 Menulis dan mengonsep surat
 Berdebat untuk suatu usulan
KESIMPULAN

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.




















DAFTAR PUSTAKA
Abdurrachman, Oemi. 2001. Dasar-dasar Public Relations. Bandung : Penerbitan PT. Citra Aditya Bakti
Kusunastuti,Frida. 2001. Komunikasi Organisasi . Jakarta : Ghalia Indonesia
Muhammad, Arni. 2004. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Penerbit Bumi Aksara
Sendjaja, 1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka